J’ai reçu récemment une newsletter de WPMarmite présentant une vidéo réalisée en partenariat avec o2switch : Comment créer une adresse e-mail professionnelle avec o2switch.
Voir la vidéo de WPMarmite sur YouTube
La vidéo explique, étape par étape, comment créer une adresse du type bonjour@votredomaine.com depuis cPanel, utiliser le webmail, mettre en place des redirections, des réponses automatiques et des filtres, connecter la boîte à un logiciel de messagerie ou encore vérifier la délivrabilité des messages. Et la vidéo est bien faite.
Mais j’aimerais tout de même apporter une nuance importante à l’expression « adresse e-mail professionnelle », particulièrement lorsque l’on travaille en B2B.
Une très bonne vidéo… à laquelle j’aimerais apporter une nuance
Avant d’aller plus loin, je tiens à préciser une chose : WPMarmite est une excellente ressource pour découvrir WordPress et apprendre à l’utiliser.
Le site publie depuis des années des tutoriels sur pratiquement tous les sujets qui entourent WordPress : hébergement, extensions, sécurité, performances, WooCommerce, référencement, création de sites…
Je recommande d’ailleurs volontiers leurs contenus aux personnes qui débutent.
La vidéo consacrée à la création d’une adresse e-mail chez o2switch est elle aussi très bien réalisée. Elle montre clairement comment créer une boîte depuis cPanel, utiliser le webmail, configurer une redirection, une réponse automatique ou encore connecter la boîte à un logiciel de messagerie.
Il faut néanmoins rappeler le contexte dans lequel cette vidéo est publiée.
WPMarmite et o2switch sont partenaires. Alex Borto expliquait dans le bilan 2025 de WPMarmite être devenu ambassadeur officiel d’o2switch et précisait que des contenus consacrés aux services de l’hébergeur seraient publiés plus régulièrement. WPMarmite indique également travailler avec différents acteurs de l’écosystème WordPress dans le cadre de contenus sponsorisés et d’opérations promotionnelles.
Cela n’enlève évidemment rien à la qualité de leur travail, ni à celle de l’hébergement o2switch, que j’utilise moi-même.
Mais lorsqu’un contenu est réalisé en partenariat avec le service présenté, il est assez logique qu’il se concentre avant tout sur son fonctionnement et ses avantages.
Et c’est précisément là que j’aimerais tempérer l’expression « adresse e-mail professionnelle » employée dans cette vidéo.
Une adresse avec son nom de domaine n’est pas forcément une messagerie professionnelle complète
Créer contact@monentreprise.fr depuis cPanel permet bien d’obtenir une adresse utilisant le nom de domaine de son entreprise.
En termes d’image, c’est évidemment beaucoup plus professionnel que d’utiliser une adresse personnelle en Gmail, Orange ou Free.
Et dans énormément de situations, cette adresse fonctionnera parfaitement.
Mais il faut distinguer l’adresse elle-même du service de messagerie qui se trouve derrière.
Une boîte créée avec l’hébergement d’un site web et une boîte hébergée sur Microsoft Exchange Online ou Google Workspace peuvent toutes les deux s’appeler :
contact@monentreprise.fr
Pour la personne qui reçoit le message, elles paraissent identiques.
Techniquement, ce ne sont pourtant pas les mêmes services.
Et cette différence devient particulièrement importante lorsqu’une entreprise travaille essentiellement avec d’autres professionnels.
Là où les problèmes apparaissent : les échanges B2B
C’est un problème que j’ai rencontré concrètement chez plusieurs de mes clients.
Leurs adresses o2switch étaient correctement configurées. Les messages arrivaient normalement chez la majorité des destinataires et les tests de délivrabilité pouvaient être excellents, y compris avec une note de 10/10 sur Mail-Tester.
Et pourtant, certains de leurs clients ou fournisseurs professionnels ne parvenaient tout simplement pas à leur envoyer d’e-mails.
Dans ces cas-là, le problème ne venait pas du logiciel de messagerie utilisé par mon client et il ne suffisait pas de modifier un réglage dans Outlook ou dans le webmail.
C’était le système de sécurité de l’entreprise qui envoyait le message qui refusait la destination ou l’échange avec l’infrastructure de messagerie utilisée.
C’est particulièrement déroutant parce que tout semble fonctionner.
Vous pouvez envoyer un message à une adresse Gmail.
Votre client particulier vous écrit sans problème.
Mail-Tester vous attribue 10/10.
Puis un fournisseur ou le service informatique d’une grosse entreprise vous explique qu’il n’arrive pas à vous écrire.
C’est précisément ce type de situation qui conduit régulièrement des professionnels à chercher de l’aide, notamment sur les forums d’assistance.
Et une note parfaite sur un outil de test ne permet pas d’écarter ce problème.
Un 10/10 sur Mail-Tester ne garantit pas que tout le monde pourra vous écrire
Il ne faut surtout pas en conclure que Mail-Tester ne sert à rien.
Au contraire, c’est un excellent outil pour repérer de nombreuses erreurs de configuration et vérifier que les principaux éléments nécessaires à une bonne délivrabilité sont en place.
Mais Mail-Tester ne connaît pas les règles de sécurité internes de chaque entreprise avec laquelle vous allez communiquer.
Une entreprise peut utiliser Exchange, une passerelle antispam, des systèmes de réputation, des listes d’autorisation ou de blocage et des politiques définies par son propre service informatique.
Elle peut donc décider d’accepter ou de refuser un échange selon des critères supplémentaires.
Un test de délivrabilité permet de dire que votre messagerie est correctement configurée selon un certain nombre de critères.
Il ne peut pas garantir :
« cette adresse sera acceptée par absolument tous les systèmes de messagerie professionnels ».
Et c’est cette différence qui est importante.
Ce n’est pas simplement « parce que o2switch est mutualisé »
Il faut également éviter un raccourci.
o2switch propose de l’hébergement mutualisé, mais les e-mails sortants ne sont pas simplement envoyés depuis l’adresse IP du serveur web sur lequel votre site partage ses ressources avec d’autres clients.
L’hébergeur a mis en place une infrastructure spécifique pour les e-mails sortants, avec ses propres serveurs et un pool d’adresses IP en rotation destiné notamment à préserver leur réputation. o2switch explique actuellement utiliser une centaine d’adresses IP pour cette infrastructure.
C’est important de le préciser : le problème n’est donc pas aussi simple que « mon voisin de serveur a envoyé du spam, mon adresse IP est blacklistée et mes mails ne passent plus ».
o2switch fait justement beaucoup pour éviter ce scénario.
Et, dans la très grande majorité des cas, cela fonctionne très bien.
En revanche, on reste sur un service de messagerie associé à une offre d’hébergement, et non sur un environnement de messagerie d’entreprise comparable à Exchange Online.
La problématique n’est d'ailleurs pas propre à o2switch.
On peut retrouver des questions similaires avec des services de messagerie fournis avec des hébergements web chez d’autres prestataires comme OVHcloud, IONOS, LWS ou ailleurs.
Les infrastructures utilisées sont différentes selon chaque hébergeur et il ne faut pas toutes les mettre dans le même panier. Mais dès que votre activité dépend fortement de l’e-mail, la question mérite d’être posée : souhaitez-vous simplement une boîte mail avec votre domaine ou un véritable service de messagerie d’entreprise ?
Chez mes clients, le passage à Exchange a réglé le problème
Pour les clients chez lesquels j’ai rencontré ces blocages récurrents avec des correspondants professionnels, nous avons finalement changé de solution.
Le site internet est resté hébergé chez o2switch.
Il n’était absolument pas nécessaire de le déplacer.
En revanche, la messagerie a été transférée vers Microsoft Exchange Online ou Microsoft 365 Business.
Le nom de domaine n’a pas changé.
Les adresses non plus.
contact@monentreprise.fr reste contact@monentreprise.fr.
Ce sont simplement les serveurs qui gèrent désormais les e-mails qui ont changé.
Et dans les cas que j’ai accompagnés, les problèmes rencontrés auparavant avec les clients et fournisseurs professionnels ont disparu après la migration.
Je précise bien qu’il s’agit de mon retour d’expérience : cela ne signifie évidemment pas qu’un serveur Microsoft ne connaîtra jamais un problème de délivrabilité.
Aucune solution sérieuse ne peut promettre cela.
Mais lorsque la messagerie est devenue un outil critique pour une entreprise travaillant principalement en B2B, le passage à Exchange s’est révélé beaucoup plus adapté.
Exchange Online c’est quoi exactement ?
Exchange Online est le service de messagerie professionnelle de Microsoft.
On l'associe souvent à Microsoft 365, mais il est possible de souscrire uniquement une licence Exchange, sans acheter toute la suite Office.
L’adresse reste liée à votre propre domaine, mais les e-mails, les calendriers et les contacts sont gérés par l’infrastructure Microsoft.
Exchange ne sert d’ailleurs pas uniquement à envoyer et recevoir des messages.
Il apporte également la gestion du calendrier, des invitations, des calendriers partagés, des contacts, des droits entre utilisateurs et différentes fonctions destinées au travail en entreprise.
Au 27 août 2026, Microsoft affiche Exchange Online Plan 1 à 3,50€ HT par utilisateur et par mois avec engagement annuel, avec une boîte aux lettres de 50 Go ainsi qu’un service de courrier et de calendrier professionnel.
Voir les offres Exchange Online chez Microsoft
Pour une petite entreprise qui souhaite uniquement une bonne infrastructure de messagerie, cette formule peut déjà parfaitement convenir.
Microsoft 365 Business Basic ou Business Standard
Il est également possible d’aller plus loin avec Microsoft 365 Business Basic.
Cette formule comprend notamment Exchange, Outlook sur le web et sur mobile, Word, Excel et PowerPoint en versions web, OneDrive avec 1 To de stockage par utilisateur ainsi que plusieurs outils professionnels supplémentaires comme Microsoft Bookings, Planner et Forms. Microsoft affiche actuellement Business Basic à 6,07€ HT par utilisateur et par mois avec engagement annuel dans sa formule incluant Teams.
Microsoft 365 Business Standard ajoute notamment les versions installables sur ordinateur de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Microsoft l'affiche actuellement à 12,13€ HT par utilisateur et par mois avec paiement annuel dans sa formule avec Teams.
Il n’est donc pas nécessaire d’acheter l’offre la plus chère.
Pour quelqu’un qui dispose déjà de ses logiciels et souhaite uniquement héberger correctement ses e-mails, Exchange Online peut suffire.
Pour une petite entreprise souhaitant également du stockage dans le cloud et les outils Microsoft, Business Basic peut être beaucoup plus intéressant.
Et pour ceux qui veulent également les véritables applications Office installées sur leurs ordinateurs, Business Standard prend alors tout son sens.
Le choix dépend réellement de la façon dont travaille l’entreprise.
Une vraie gestion des calendriers et des rendez-vous
C’est aussi une différence importante avec une simple boîte mail.
On peut bien sûr envoyer un fichier .ics ou une invitation calendrier depuis différents logiciels utilisant une boîte classique.
Mais Exchange gère le calendrier directement au niveau du serveur.
On peut ainsi synchroniser les invitations et leurs réponses entre plusieurs appareils, partager des calendriers, consulter les disponibilités des collaborateurs, gérer des délégations ou organiser beaucoup plus facilement les rendez-vous d’une équipe.
Avec certaines offres Microsoft 365, on retrouve également Microsoft Bookings, qui permet par exemple de proposer à ses clients une page de réservation de rendez-vous connectée aux disponibilités de l’entreprise. Microsoft indique notamment Bookings parmi les applications incluses avec Business Basic.
Lorsqu'on travaille seul et que l'on utilise peu son calendrier, cela peut sembler accessoire.
Dans une entreprise, cela devient rapidement très pratique.
Et l’équivalent chez Google ?
Microsoft n’est évidemment pas la seule solution.
Chez Google, le service destiné aux entreprises s’appelle Google Workspace.
Il permet lui aussi de conserver une adresse utilisant son propre nom de domaine tout en bénéficiant de l’infrastructure Gmail ainsi que de Google Agenda, Drive, Meet, Docs, Sheets et des autres outils collaboratifs de Google.
Google présente notamment ses offres Workspace comme des solutions fournissant une adresse professionnelle personnalisée et des fonctions d’administration et de sécurité destinées aux entreprises.
La philosophie est finalement la même :
votre site internet peut rester chez votre hébergeur tandis que votre messagerie est confiée à un spécialiste de la messagerie professionnelle.
Les deux services sont indépendants.
Et les e-mails envoyés depuis WordPress ?
C’est encore un autre sujet, mais il est directement lié.
WordPress doit lui aussi envoyer des e-mails.
Un formulaire de contact doit transmettre le message.
WooCommerce doit envoyer une confirmation de commande.
WordPress doit pouvoir envoyer une réinitialisation de mot de passe.
Une extension peut devoir transmettre une notification à l’administrateur.
Or, la façon dont WordPress envoie ces messages n’est pas toujours idéale pour des e-mails importants.
C’est pour cette raison que j’installe très souvent une extension dédiée permettant de relier WordPress à un véritable service d’envoi.
Celle que je recommande actuellement est FluentSMTP.
Elle est gratuite et permet notamment de connecter WordPress à Microsoft 365 / Outlook, Google Workspace, Amazon SES, Brevo, SendGrid, Mailgun, Postmark et de nombreux autres fournisseurs. Elle propose notamment des connexions OAuth spécifiques pour Microsoft 365 et Google Workspace.
Télécharger FluentSMTP gratuitement sur leur site
Attention cependant à une confusion fréquente.
Installer FluentSMTP ne transforme pas une boîte mail classique en boîte Exchange.
Le rôle de FluentSMTP est de permettre à WordPress d’utiliser correctement le service de messagerie que vous avez choisi.
Si votre entreprise utilise Microsoft 365, par exemple, WordPress peut alors être connecté à Microsoft 365 plutôt que de s’appuyer simplement sur la fonction d’envoi de mails disponible sur l’hébergement.
Je consacrerai d’ailleurs un prochain article à ce sujet, avec la mise en place de FluentSMTP avec une adresse professionnelle Microsoft 365 sur Exchange Online.
Alors, faut-il arrêter d’utiliser les e-mails o2switch ?
Non. Ce n’est absolument pas ce que je veux dire.
La messagerie proposée avec l’hébergement o2switch a l’avantage d’être incluse dans l’offre et elle peut parfaitement convenir à énormément de sites.
Pour une association, un site personnel, une adresse secondaire, une petite activité ou un professionnel travaillant essentiellement avec des particuliers, elle peut être largement suffisante.
Et encore une fois, o2switch a mis en place une véritable infrastructure dédiée à la délivrabilité de ses e-mails sortants.
Mais les besoins ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises.
Lorsque vos échanges avec vos clients, fournisseurs ou partenaires passent essentiellement par e-mail et que ces interlocuteurs disposent eux-mêmes de systèmes informatiques professionnels fortement sécurisés, quelques euros économisés chaque mois sur la messagerie peuvent finir par coûter cher.
Un devis que le client ne reçoit pas est un problème.
Mais un client qui ne peut même pas vous envoyer sa demande parce que son système refuse la communication avec votre serveur de messagerie est encore plus problématique.
C’est exactement la situation qui m’a amenée à conseiller à plusieurs de mes clients de passer à Microsoft 365 ou Exchange Online.
Quelques euros par mois pour un outil essentiel à l’entreprise
Oui, Microsoft 365 ou Google Workspace ont un coût.
Mais l’e-mail est encore aujourd’hui l’un des principaux outils de communication d’une entreprise.
Lorsque l'on paie son nom de domaine, son hébergement, son site internet, ses logiciels de gestion ou sa comptabilité, il me semble assez logique de considérer également la messagerie comme un véritable outil professionnel et non uniquement comme un service gratuit fourni en complément de l’hébergement.
Cela ne signifie pas qu’il faut forcément prendre Microsoft 365 Business Standard pour tout le monde.
Selon les besoins, une simple licence Exchange Online, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard ou une solution Google Workspace peut être plus adaptée.
Encore faut-il savoir laquelle choisir.
Et surtout savoir la configurer correctement : rattachement du domaine, modification des enregistrements DNS, création des utilisateurs et des alias, configuration d’Outlook, migration des anciens messages et connexion du site WordPress au nouveau service de messagerie.
C’est aussi pour cela que je peux vous accompagner.
Si vous ne savez pas quelle solution choisir, si vous souhaitez quitter la messagerie fournie avec votre hébergement ou si vous rencontrez des problèmes de délivrabilité avec vos clients professionnels, je peux vous aider à déterminer l’offre correspondant réellement à vos besoins et à la mettre en place sur votre domaine et votre site WordPress.
Parce qu’avoir contact@votreentreprise.fr, c’est déjà avoir une adresse à l’apparence professionnelle.
Mais lorsque cette adresse devient indispensable au fonctionnement quotidien de votre entreprise, l’infrastructure qui se trouve derrière mérite elle aussi d’être professionnelle.
